Illustration

Як провести онлайн-подію, яку запам’ятають усі 

Бізнес майже повністю переїхав до онлайн-формату: компанії активно організовують різноманітні події з метою спілкування та співпраці.
Одні онлайн-події спрямовані на клієнтів та партнерів, щоб розповісти їм про новинки та обмінятися досвідом. Інші розраховані на власних співробітників, щоб підвищувати мотивацію та зміцнювати команду через корпоративні заходи та тренінги. А треті спрямовані на пошук нових співробітників, допомагають залучити талановитих фахівців та побудувати сильну команду для подальшого розвитку компанії.
І щоб досягти кожної мети компанії, зараз з’явилися можливості створювати такі онлайн-події, які глядачі, учасники, клієнти та партнери обов’язково запам’ятають через їхню візуальну оригінальність і професійну організацію.

Illustration

Ведучий спілкується з віддаленими спікерами під час онлайн-події

Не дайте помилкам зіпсувати вашу ключову подію

Незважаючи на те, що компанії постійно організовують онлайн-зустрічі, провести навіть звичайну онлайн-подію в Zoom або Google Meet без технічних та організаційних помилок і фейлів досить складно — вони виникають майже завжди.
Хтось запізнився на зустріч, у когось не працює мікрофон, у когось контрове світло, а хтось приєднався зі слабким інтернетом і постійно зависає. А потім усе це ще й погано записалося, тому використати далі цей матеріал неможливо. І це все відносно не страшно, якщо зустріч тільки для співробітників компанії, які можуть навіть не помітити ці помилки. А от якщо це значна подія з топовими спікерами, яка транслюється на зовнішню аудиторію в LinkedIn чи YouTube, — тут важливо, щоб усе пройшло ідеально. А не так, як на картинці нижче.

Illustration


Які події не терплять помилок? Розбираємося разом!

Це щось особливе навіть для компанії, яка має десятки звичайних онлайн-подій на місяць. Це важлива подія, яку не можна провалити. Через неї організатор хоче залучити нових клієнтів, розширити впізнаваність бренду чи створити контент.
Наприклад, ви проводите вебінар у рамках маркетингової стратегії просування вашого продукту. У вас уже є більше 100 реєстрацій, подія анонсується тривалий період і привертає увагу. Виступати на вашому вебінарі погодилися ключові представники клієнта, вашого технологічного партнера, модератором події буде відомий експерт із галузі. Зрозуміло, що маркетинг- та product-департаменти сильно розраховують на успіх.

Онлайн-конференція Intellias Agile Days

Як має виглядати особлива онлайн-подія

Передусім, щоб усе пройшло ідеально: без сюрпризів, помилок і незапланованих перерв, щоб ніхто не нервував через поганий звук чи слабкий інтернет. Організатори прагнуть, щоб глядачам запамʼятався ваш ефір. А ще, щоб це виглядало не як шаблонна подія — був задіяний фірмовий брендинг компанії та інші візуальні нестандартні рішення оформлення трансляції (наприклад, підпис спікерів, логотипи організатора та партнерів, стильні візуальні оголошення про перерву та інші елементи події).

11й Одеський міжнародний кінофестиваль, віртуальна студія. Включення віддаленого спікера

Вам хочеться, щоб усе пройшло на найвищому рівні та запам’яталось усім.
Але ви також розумієте, що для чогось особливого можливості онлайн-платформ на кшталт Google Meet чи Zoom обмежені, а самостійно провести важливу подію складно, тому що в компанії немає відповідних спеціалістів. Так, організатори звертаються до професійних підрядників, які беруть на себе технічну реалізацію та візуальну підтримку події.
 

Для нас провести важливу та особливу онлайн-подію — це brand awareness.
Так ми показуємо, що робимо безкоштовний якісний контент для вузькоспеціалізованої IT-спільноти рівня middle та senior», — каже Еліна Іванова, HR-Marketing Lead в IT-компанії Yalantis.«І для цих наших цілей не вистачає провести подію в умовному Zoom, бо це по-перше, неякісно, а по-друге — дуже буденно. А нам потрібно показати, що ця подія на особливому рівні. Щоб усе виглядало якісно, щоб до події могли підключитися і 500, і 1500 гостей

Еліна Іванова
HR-Marketing Lead в IT-компанії Yalantis

Illustration

Колись ми робили онлайн-події самостійно в YouTube. І це був великий стрес для всіх», — каже Ольга Заньковська, Senior Global Communication Specialist в IT-компанії Intellias.
Весь день перетворювався на хаос через те, що одна людина налаштовує, інша людина контролює спікера, а третя робить щось інше. Зрештою, все одно щось траплялось і подія проходила з нервами для всіх. Ми — велика професійна компанія і хочемо тільки якісну картинку, комунікацію та організацію, тому що серед наших спікерів часто виступають віце-президенти та власники відомих світових компаній. Тому ми просто не можемо собі дозволити помилитись. Тут навіть якщо ми просто скажемо: «Я вам скину посилання на Zoom», — це вже буде несерйозно. І зовсім інша справа, коли наш підрядник попередньо комунікує зі спікерами, розповідає про сценарій і правила події, тестує мікрофон та якість зв’язку, дає рекомендації щодо виступу — тоді це виглядає професійно і складає в спікера належне сприйняття та певний рівень організації

Ольга Заньковська
Senior Global Communication Specialist в IT-компанії Intellias

Illustration

Ще часто трапляються проблеми із записом події. Наприклад, якщо якість коннекту слабка, то і якість запису платформа автоматично знизить. Якщо ж подію організовано через професійне обладнання, таких проблем із записом не буде.
Взагалі ціна помилок під час важливих публічних подій дуже висока та несе репутаційні ризики для організатора. Тому наша задача — допомогти пройти цей процес максимально легко, щоб на кожному етапі всі учасники події розуміли, що і як робити. Ми допомагаємо проводити онлайн-події на сучасному рівні, надаючі всю технічну, візуальну та організаційну підтримку для досконалого результату. Проте повністю уникнути помилок неможливо, на то він і прямий етер. Але ми робимо все, щоб мінімізувати всі сюрпризи під час трансляції».
Про такі нюанси організатор може дізнатися вже майже перед самою трансляцією і зіштовхнутися з труднощами. Але це все не труднощі, а можливості, які покращують якість трансляції та контенту, якщо подію проведуть профі.

Антон Тарашкевич
засновник MediaStream

Illustration

Як організувати успішну онлайн-подію: практичні поради від досвідчених організаторів

Як розповів Антон Тарашкевич, робота над подією починається з детального чек-листа для організатора, в якому міститься перелік усього, що потрібно зробити для підготовки до онлайн-події.
Щоб уникнути технічних проблем під час події, за кілька днів до початку трансляції спеціалісти тестують зв’язок зі спікером. Це не формальність, а навпаки — чи не найважливіша річ у підготовці. MediaStream надає спікеру повну інформацію про майбутню зустріч, перевіряє його мікрофон та якість зв’язку. Після такого тесту спікер знає, як та коли підключатися, на яку кнопку натиснути та куди дивитися. Кожен учасник онлайн-події буде знати все, що йому потрібно знати, щоб діяти максимально органічно та професійно навіть під час будь-яких непередбачуваних обставин.
Над кожною подією працює команда різних спеціалістів, де кожен відповідає за свою справу. Таким чином, розділення задач між командою дозволяє швидко реагувати на зміни.

«З такими професійними підрядниками дуже зручно працювати. Вони дають прорахунок протягом кількох годин, розкриють усі деталі, обов’язково приїдуть подивитися на локацію та закриють всі наші запити, — ділиться Еліна Іванова. — Я б виділила три речі, чому професійна підтримка онлайн-події — це круто. Перше — це візуальна складова, бо в простих подіях я не можу забрендувати так, як я хочу. Друге — це якісна картинка, і третє — я ніколи не хвилююся, що щось десь відвалиться».

Еліна ІвановаHR-Marketing Lead в IT-компанії Yalantis



Ольга Заньковська з Intellias також наголошує на перевагах співпраці з професіоналами.

Якось у нас була ситуація, коли спікер запізнився на онлайн-зустріч. Ми вже мали починати, але дуже не хотілося мати порожнє місце в його квадратику на екрані поруч з іншими присутніми спікерами. Тоді хлопці з MediaStream завантажили швидесенько фото цього спікера, поки той добігав на подію. Тому ми добре вийшли із цієї не дуже приємної ситуації. Я би виділила три супер переваги співпраці: швидка та якісна комунікація, адаптація під різні ситуації, тестування, тестування та тестування

Ольга ЗаньковськаSenior Global Communication Specialist в IT-компанії Intellias



Отже, якщо ви хочете залучити нових клієнтів, цікаво та оригінально розказати про себе та свої продукти онлайн, створити контент і поширити впізнаваність бренду — онлайн-подія дозволяє досягти всіх цих цілей.
Це ефективний інструмент, який надає безліч корисних організаційних, візуальних і технологічних можливостей. Проте технологічний та візуальний функціонал платформ на кшталт Google Meet, Zoom або Microsoft Teams обмежений, а ціна помилки дуже висока.
Тому, якщо ви хочете провести онлайн-подію, яку запам’ятають усі її учасники, довірте її організацію професіоналам.

Хочете дізнатись більше про онлайн-трансляції?